Jaké pokladní zařízení mohu použít pro Elektronickou evidenci tržeb?

Se zveřejňováním konkrétních typů vhodných pokladních zařízení, popř. SW Finanční správa nepočítá, a ani tak činit nemůže, aby nedělala reklamu výrobcům či jinak nezasahovala do volného trhu.

Nabídku vhodných zařízení, resp. SW, je však možné vyhledat přímo na Internetu. Věříme, že při hledání např. "aplikace pro EET", "pokladna pro EET", "EET", apod. se zobrazí potřebné informace. Případně můžete využít služeb a poradenství různých profesních sdružení či podnikatelských svazů.

Tento článek je k dispozici ke stažení:
Jaké pokladní zařízení mohu použít pro Elektronickou evidenci tržeb? (formát souboru: PDF, velikost souboru: 189 kB, aktualizováno: 21.2.2017)

 


Podrobné informace k výběru pokladního zařízení pro EET

Obsah

Jaký druh pokladního zařízení si mohu pořídit?
Mohu použít stávající pokladnu, resp. aplikaci?
Co musí pokladní zařízení umět?
Může pokladní zařízení umožňovat i jiné funkce?
Kolik za pokladní zařízení zaplatím?
Je cena, kterou jednorázově za pokladního zařízení zaplatím, konečná?
Jak je to s připojením k Internetu?
Je důležitá rychlost připojení?
Jak je to se servisem pokladních zařízení?
Jaké informace by měl dodavatel při výběru pokladního zařízení poskytnout?
Porucha pokladního zařízení

 


Jaký druh pokladního zařízení si mohu pořídit?

Pro evidování tržeb je možné použít klasické pokladní zařízení, pokladnu. Mimo klasických pokladen lze využít pro evidenci tržeb například osobní počítač, notebook, tablet nebo „chytrý“ telefon s příslušným software, aplikací.

Rozhodnutí, jaký druh pokladního zařízení si pořídíte, je tedy pouze na vás. Někomu bude vyhovovat klasická pokladna, pro jiného bude vhodnější spíše počítač, popř. mobilní zařízení (mobil, tablet, apod.). Kromě specifik Vaší podnikatelské činnosti lze zohlednit i uživatelskou přívětivost a nároky na obsluhu. Někomu bude vyhovovat základní zařízení, jednoduché na obsluhu, fungující na první pohled např. jako „kalkulačka“, někdo bude mít nároky jiné (např. vzhledem na práci v terénu – výdrž baterie, odolnost vůči povětrnostním vlivům apod.).



Mohu použít stávající pokladnu, resp. aplikaci?

S tímto dotazem je třeba se obrátit na dodavatele pokladny nebo aplikace pro osobní počítač, popř. notebook, tablet nebo „chytrý“ telefon. Je možné, že půjde stávající pokladnu nebo aplikaci použít a bude nutná pouze příslušná její aktualizace. Váš dodavatel pokladny, resp. aplikace vám zcela jistě rád poradí.



Co musí pokladní zařízení umět?

Použité pokladní zařízení musí minimálně umět zaslat správci daně on-line datovou zprávou údaje o evidované tržbě a vystavit účtenku (nejčastěji v tištěné formě). To znamená, že musí být možné připojit pokladní zařízení k Internetu. Zároveň je nutné, aby pokladní zařízení umožňovalo přijmout potvrzovací datovou zprávu zaslanou ze systému správce daně s fiskálním identifikačním kódem (FIK).

Pokladní zařízení tedy musí minimálně umožňovat:

  1. odeslání datové zprávy s evidovanou tržbou (k uvedenému je nutné internetové připojení)
  2. přijetí potvrzovací datové zprávy s FIK
  3. vystavení účtenky (nejčastěji v tištěné podobě, po dohodě se zákazníkem i elektronicky)

Je vhodné ptát se i na to, zda pokladna umí např. automaticky zaevidovat tržbu v případě výpadku spojení po jeho pominutí, aby nebylo nutné to dělat ručně. Poplatníci, kteří jsou plátci DPH, by měli požadovat pokladnu, která umí evidovat i položky týkající se DPH. Stejně tak, pokud například vydáváte vouchery, nebo budete evidovat nějaké tržby v zastoupení, měli byste mít pokladnu, která bude umět tato specifika v rámci evidence tržeb zohlednit.



Může pokladní zařízení umožňovat i jiné funkce?

Zákon o evidenci tržeb žádné další funkcionality nenařizuje. To však neznamená, že je pokladní zařízení nemůže obsahovat. Záleží na každém, co od pokladního zařízení očekává. Někomu vyhovuje jednoduchá pokladna, která umí „pouze“ zaevidovat tržby a vystavit účtenku dle zákona o evidenci tržeb. Někdo by rád vedl např. skladové hospodářství, měl možnost platby kartou apod.

Další funkce, které pokladní zařízení může (ale nemusí) umět:

  1. vedení skladového hospodářství
  2. import a export účetnictví
  3. umožňovat platby kartou, atd.

Kolik za pokladní zařízení zaplatím?

Ceny pokladních zařízení se mohou lišit. Záleží na zvoleném dodavateli a rozsahu poskytovaných služeb jeho řešení. Hlavně však bude rozdílná cena za klasickou pokladnu, oproti pokladnímu zařízení, které poskytuje služby navíc, jako je např. vedení skladového hospodářství, propojení s účetnictvím, apod. V nabídce pokladních zařízení je samozřejmě možné nalézt i pokladní aplikace, které jsou zdarma.

Před zakoupením pokladního zařízení doporučujeme:

  1. promyslet si, co od pokladního zařízení očekáváte. Zda se má se jednat o jednoduchou pokladnu se základními funkcemi nebo zda požadujete nějaké funkce navíc?
  2. nekupovat první pokladní zařízení, na které narazíte. Rozhodně se vyplatí projít si více nabídek, od různých dodavatelů.
  3. ideální je si pokladní zařízení nezávazně vyzkoušet, zda vám bude jejich obsluha a funkcionalita vyhovovat.
  4. zohlednit i zkušenosti jiných podnikatelů s obdobným druhem podnikání (např. v rámci různých diskuzí na internetu nebo ve svém okolí)

Je cena, kterou jednorázově za pokladního zařízení zaplatím, konečná?

Nemusí být. U některých dodavatelů zaplatíte jednorázově určitou částku za samotné pokladní zařízení, popř. za instalaci, kterou provede technik dodavatele (to však neznamená, že si instalaci nemůžete provést sami, dle dodaného manuálu).

U jiných dodavatelů jsou součástí dodávky také určité služby, za které budete pravidelně hradit paušální částku. Může se jednat o pomoc s nastavením pokladny nebo asistenci při nahrání certifikátu, technickou podporu v případě potíží s pokladním zařízením, zajištění aktualizace SW, vedení skladového hospodářství a účetnictví, připojení k internetu, servis atd. Někteří dodavatelé mohou základní služby poskytovat i bez paušálu.

Pokud placení paušální částky zvažujete, rozhodně se zajímejte, co za své peníze dostanete. Ptejte se sami sebe, zda nabízené „služby“, které jsou do paušálu zahrnuty, potřebujete, či zda jsou pro vás dostatečné. Pokud vám nabízené „služby“ a částka za tyto služby vyhovují, je vše v pořádku. Pokud je tomu naopak, pak doporučujeme najít jiného dodavatele pokladního zařízení. Je nutné si uvědomit, že plnění zákonných povinností v oblasti evidence tržeb včetně odpovědnosti za ně je na Vás nikoliv na dodavatelích pokladních zařízení.



Jak je to s připojením k Internetu?

Vždy záleží na zvoleném druhu pokladního zařízení. Možnosti připojení k Internetu mohou být různé u různých dodavatelů a také v závislosti na zvoleném řešení, tedy zda se jedná o pokladnu, počítač, tablet, mobil, apod.

Někteří dodavatele vám spolu s pokladním zařízením nabízejí i připojení k Internetu, které je placeno např. paušální částkou. Existují však také dodavatelé, kteří připojení k Internetu nenabízí. Pro někoho může být v tomto případě výhodou, že si připojení k Internetu zajistí jiným způsobem.

Při nákupu pokladního zařízení je vhodné zajímat se o druh, dostupnost a kvalitu připojení k Internetu. Může se jednat např. o připojení pomocí:

  1. SIM karty
  2. datového kabelu
  3. bezdrátové sítě WiFi

Použití SIM karty má bezesporu výhodu v tom, že můžete pokladní zařízení provozovat v místech s pokrytím mobilním signálem, bez závislosti na dostupnosti např. WiFi. Nevýhodou může být např. nutnost placení paušálu.

Pokud však máte ve své provozovně stávající připojení k Internetu, popř. jste v budoucnu plánovali připojení k Internetu zřídit a s pokladním zařízením necestujete, popř. cestujete do míst, kde můžete využít tamní připojení, je asi zbytečné platit paušál a připojovat se pomocí mobilního Internetu. Proč platit za něco, co již máte. V tom případě hledejte pokladní zařízení, které umožňuje připojení pomocí WiFi, popř. datového kabelu.



Je důležitá rychlost připojení?

Rychlost připojení zásadní není. Průměrná velikost datové zprávy s evidovanou tržbou je cca 8kB. Důležitější je, jak je připojení stabilní (jak často dochází k výpadkům) zkrátka důležitější je spíše kvalita připojení. Není tedy třeba platit za nejdražší/nejrychlejší připojení (v řádu desítek Mb/s).

Evidence tržeb z hlediska přenesených dat je velmi nenáročná a ani zdaleka se nepřibližuje běžnému „surfování“ na internetu.



Jak je to se servisem pokladních zařízení?

Pro vaše rozhodování o nákupu pokladního zařízení je zcela jistě důležitý také poskytovaný servis. Někteří dodavatelé nabízejí servis jako službu, kterou platíte v paušální částce

V každém případě byste si měli ověřit, jaký rozsah podpory, resp. servisu je nabízen a seznámit se před nákupem pokladního zařízení s ceníkem servisních prací. Levná pokladna nemusí automaticky znamenat i poskytování levných servisních prací.

Na co se mám v souvislosti se servisem pokladního zařízení zeptat?

  1. Jak je možné případné poruchy hlásit.
  2. Za jak dlouho od nahlášení poruchy začne servisní technik poruchu řešit.
  3. Jak bude probíhat servis zařízení. (Výměna kus za kus, oprava na místě, oprava mimo provozovnu, servisní zásah o víkendu, apod.)
  4. Lze si v době opravy zapůjčit (třeba i zdarma) náhradní pokladní zařízení.
  5. Je třeba platit paušální částku za podporu, popř. některé servisní práce.
  6. Jaké jsou ceny servisního zásahu, popř. dílů.
  7. Jak jsou řešeny případné aktualizace systému a zda jsou zpoplatněny.

Jaké informace by měl dodavatel při výběru pokladního zařízení poskytnout?

  • Jaká je celková cena pokladního zařízení, resp. aplikace, včetně instalace a případných souvisejících služeb.
  • Zda je nabízené pokladní řešení vhodné pro vaše podnikání. Je skutečně nutné pořizovat robustní řešení tam, kde stačí jednoduchá pokladna?
  • Jaké jsou provozní podmínky zařízení (pokrytí mobilním signálem, možnost připojení k WiFi, závislost na povětrnostních či venkovních podmínkách, výdrž baterie, atd.).
  • Poskytnout vám informace, jak zařízení zprovoznit resp. nainstalovat a popsat postup ovládání pokladního řešení. Součástí dodávky by měl být srozumitelný návod k použití, který vám umožní zprovoznění pokladního zařízení.
  • Jak se zařízení chová např. při poruše připojení k Internetu. Zda zařízení odešle datové zprávy s údaji o evidované tržbě automaticky po obnovení připojení k Internetu, nebo je třeba odeslání provést ručně.
  • Jak se dozvím o neodeslaných datových zprávách.
  • Jak se dozvím o případných chybách (pokladního zařízení, komunikace se systémem evidence tržeb, apod.).

Při informování se o pokladním zařízení by vás také mohlo zajímat:

  • Jak provést storno určité tržby.

a další užitečné funkcionality, které však zákon o evidenci tržeb nepožaduje:

  • Jak vystavit duplikát účtenky.
  • Umí pokladní zařízení dodatečně vystavit účtenku.
  • Obsahuje dodatečně vystavená účtenka kód FIK.
  • Dokáže zařízení zobrazit přehled tržeb za určitá období.
  • Ukládá si zařízení přehledy tržeb a je možné s nimi dále pracovat.
  • Jaké je zabezpečení mých dat a certifikátu.
  • Mohu nějak nastavit a spravovat přístupová práva k pokladnímu zařízení.
  • Pokud eviduji ve zjednodušeném režimu, jak je zabezpečeno dodatečné odesílání dat.
  • Lze údaje z pokladny nějak zálohovat.

 


Porucha pokladního zařízení

V provozu pokladního zařízení se může stát, že dojde k poruše zařízení. V taktovém případě je nutné kontaktovat dodavatele, popř. servisního technika, poruchu nahlásit a dohodnout odstranění závady. Pokud pokladní zařízení neumožňuje zaevidovat tržby a vystavovat účtenky a poplatník nemá náhradní řešení (např. vlastní či zapůjčenou náhradní pokladnu), neznamená to, že je nutné zavřít provozovnu. Poplatník však musí udělat veškeré nezbytné úkony k tomu, aby co nejdříve byl schopen si své povinnosti vyplývající ze zákona o evidenci tržeb plnit, např. údaje o přijatých platbách po dobu nefunkčního pokladního zařízení je poplatník povinen správci daně zaslat elektronickou cestou z funkčního pokladního zařízení dodatečně po odstranění poruchy.

V souvislosti s případnou poruchou pokladního zařízení doporučujeme seznámení s dokumentem Řešení situací při evidování tržeb, který popisuje situace, které mohou při evidenci tržeb nastat a postup jejich řešení.

Více informací jak postupovat v případě závady na pokladním zařízení, naleznete na webu eTržby, na stránce Porucha pokladního zařízení a Co když něco selže.

Nenašli jste odpověď, neváhejte nás kontaktovat